Festplanlægning: fra idé til sidste gæst
Begynd med den aften, I gerne vil have. Resten af valgene bliver lettere, når I ved, hvad gæsterne skal samles om.
Find retningen
Skriv én sætning om festen: “Vi vil samle vennerne til en middag, der bliver til dans.” Brug den, når I vælger tema, lokale og program.
Før I spørger på et sted
Lav en foreløbig gæsteliste, vælg en dato og gerne en alternativ dato, og aftal et samlet budget. Beskriv ønsker til mad, bar, musik og plads til dans. Notér også adgangsbehov, kosthensyn og transport. Bed stedet om at vurdere den konkrete opstilling.
Når tilbuddet kommer
Få start- og sluttid, antal gæster og indholdet beskrevet. Afklar personale, teknik, oprydning og eventuelle tilvalg. Hold styr på forskellen mellem en forespørgsel, et tilbud og en bekræftet aftale.
Gør invitationen brugbar
Fortæl hvor og hvornår, hvad gæsterne bliver budt på, og hvordan de svarer. Et tema må gerne være enkelt: en farvedetalje i tøjet er også en måde at deltage på.
På dagen — og dagen efter
Lav en køreplan med få faste holdepunkter og luft imellem. Udpeg én kontaktperson. Kontrollér musik og mikrofon inden ankomst. Efter festen: gennemgå glemte ting, oprydning og udlæg, og skriv et par noter til næste gang.